Inleiding

Afgelopen jaar zijn we doorgegaan met uitwerking van de vastgestelde missie en visie. De netwerkende en faciliterende rol willen we verder inbedden in de cultuur van onze organisatie. Om dit te bereiken voeren we de dialoog over het samenwerken in domeinen. We spreken daarbij over de domeinen: leefomgeving, sociaal en dienstverlening. Onze werkprocessen vinden vooral plaats binnen deze domeinen. Maar er is ook overlap. Er zijn ook integrale processen die over de grenzen heen plaatsvinden.
In 2017 hebben we de eerste klantreizen doorlopen. Het gezamenlijk doorlopen van klantreizen helpt ons om het gesprek over integrale samenwerking van eerste klantcontact tot beantwoording van de vraag goed te voeren. Niet de klant maar de vraag reist. Voor de bedrijfsvoering betekent dit dat binnen het domein dienstverlening steeds nadrukkelijker naar de samenhang en de ketens binnen de afdelingen Advies en Financiën, Ondersteuning en Gemeentewinkel wordt gekeken.

Organisatie en personeel

Op het terrein van Organisatie en Personeel heeft in 2017 een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden die bijdragen aan een organisatie die goed in kan spelen op alle veranderingen in de samenleving.

HRM strategie en uitvoering

Medio 2017 is de  HRM-strategie Best 2020 vastgesteld, inclusief een uitvoeringsplan gericht op organisatieontwikkeling, een passend HRM beleid en daarbij ondersteunende HR instrumenten. Het doel is medewerkers en management handvatten te bieden om slagvaardig, flexibel en resultaatgericht te kunnen opereren in een omgeving die blijvend verandert. Concrete thema’s die in 2017 zijn opgepakt:

• De implementatie van het generatiepact
• Het inrichten van de inhuurdesk voor flexibel personeel (vanaf 2018 actief)
• De aansluiting bij een nieuwe arbodienst (HCC)
• Update van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (resultaten volgen in 2018)
• De uitvoering van een organisatiebrede training Agressiebeheersing
• Het vergroten van de wervingskracht door aansluiting bij werkeninzuidoostbrabant.nl.

Een aantal thema’s is in 2017 in de startblokken gezet, maar vragen om verdere doorontwikkeling in 2018. Zoals het vernieuwen van de gesprekscyclus met medewerkers, het inwerkprogramma voor starters/jongeren, managementontwikkeling en integraal werken. In 2018 wordt ook een strategisch opleidingsplan ontwikkeld, dat aansluit op de nieuwe HRM strategie.

Generatiepact

Het generatiepact gemeente Best is in 2017 geïmplementeerd. Het is een regeling waaraan de oudere medewerkers (60+) onder voorwaarden konden deelnemen. Primaire doelen zijn verjonging van de organisatie (betere afspiegeling) en bevordering van mobiliteit en flexibiliteit. Daarnaast is de regeling ook ingezet om de duurzame inzetbaarheid van onze oudere medewerkers te bevorderen. Van de doelgroep heeft 60% deelgenomen aan de regeling. In totaal vallen daardoor ongeveer zes formatieplaatsen vrij, waarvan vier in 2017. De twee resterende volgen later. Deze plaatsen zijn conform de doelstelling herbezet door jongere medewerkers.

Uit deze tabel blijkt dat de werkelijke loonkosten 2017 € 846.000 lager zijn dan primitief begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat diverse functies binnen het sociaal domein, ICT, KCC en managementfuncties (nog) niet zijn ingevuld. Deze ontstane vacatureruimte is vervolgens ingezet om tijdelijke inhuurkrachten flexibel in te zetten. Dit is dan ook terug te lezen in onderstaande tabel.

De totale kosten voor externe inhuur over 2017 bedragen € 3,1 miljoen. Deze uitgaven zijn betaald uit vrijgekomen vacatureruimte ('onderuitputting') en uit reeds bestaande budgetten die door de raad beschikbaar zijn gesteld. Dit betekent dat er € 53.000 (0,3%) meer is besteed aan loonkosten dan hiervoor budget is.

Samengevat betekent bovenstaande het volgende:

De totale stijging van € 2 miljoen wordt veroorzaakt door een totale loonstijging van circa 2% , extra inzet op sociaal domein, duurzaamheid, uitwerking rioolinspectie, ICT onderdelen en afval. Deze extra budgetten zijn door uw raad in voorgaande kaderbrieven vastgesteld. Deze stijging is ook zichtbaar in het aantal formatieplaatsen:

Informatisering & Automatisering

Er is een I&A-visie opgesteld voor de periode tot en met 2021. Deze I&A-visie is het richtinggevende kader voor de informatievoorziening en automatisering (ICT). De I&A-visie sluit niet alleen aan bij de landelijke ontwikkelingen (digitale agenda 2020, inclusief collectivisering), maar ook aan de dienstverleningsvisie ‘Graag en op maat’ en de organisatiemissie en -visie.
Kernelementen uit de I&A-visie zijn:

• Netwerkgericht werken in processen
• Borging van digitale duurzaamheid
• Eenvoudige digitale toegang voor de inwoners, bedrijven, organisaties en (keten)partners van Best

De kaders en het tempo waarin deze I&A-visie tot uitvoer wordt gebracht is samen met de Raad bepaald. Hiervoor is het ambitieniveau ‘slimme volger’ gekozen. Uitgangspunt daarbij is slim toepassen van wat zich elders heeft bewezen (proven technology). Om handen en voeten te geven aan de I&A-visie en het ambitieniveau is een informatiebeleidsplan (projectenplan) 2017-2018 opgesteld. Ook is een Digitale Dienstverleningsvisie Visie 2021 'digitaal

waar het kan, persoonlijk waar het helpt' vastgesteld met bijbehorend plan van aanpak.

Automatisering is een noodzakelijke randvoorwaarde bij het efficiënt functioneren van de gemeente. Onder automatisering verstaan we de technische infrastructuur, kantoorautomatisering en ICT ondersteuning. De complexiteit, hoeveelheid, mate van beveiliging en de snelheid van veranderingen zijn fors toegenomen. Met het oog op het verminderen van de kwetsbaarheid en het verbeteren van de kwaliteit tegen aanvaardbare kosten is een automatiseringsbeleidsplan 2017-2021 opgesteld.

Kernelementen uit het automatiseringsbeleidsplan zijn:

• Realiseren van betrouwbare en flexibele infrastructuur;
• Periode 2017-2021 gebruiken om toe te werken naar samenwerking en/of ‘outsourcing’;
• Raamovereenkomst aangaan voor ICT-beheer;
• Digitale weerbaarheid. Dit betreft informatiebeveiliging en privacy, waaronder het verder invoeren van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

Voor informatisering en automatisering is een benchmark uitgevoerd als onderbouwing voor de opgestelde meerjarenbegroting 2018-2022.
De benchmark heeft aangetoond dat voor het merendeel de gemeente in de pas loopt met vergelijkbare gemeenten. Daar waar een afwijking is geconstateerd is deze te verklaren.

Informatiebeveiliging en privacy

Het niveau van onze informatiebeveiliging sluit aan op de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Dit normenkader vormt de basis van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit), dat in 2017 rijksbreed is uitgerold om het verantwoordingsproces te vergemakkelijken. In 2017 werd met deze systematiek binnen de gemeente Best een zelfevaluatie uitgevoerd voor BAG, BGT, BRP, PUN, Suwinet en DigiD. Voor de Suwinet en DigiD aansluitingen heeft een (vanuit ENSIA) verplichte externe audit plaatsgevonden. De gemeente Best bleek aan bijna alle vastgestelde normen te voldoen. De resterende bevindingen en aanbevelingen zijn door de gemeente Best geadopteerd en de hieruit voortvloeiende verbetermaatregelen worden momenteel geïmplementeerd. Het college heeft in mei 2018 middels de ENSIA systematiek verantwoording afgelegd voor BAG, BGT, Suwinet en DigiD.
Aan de betreffende departementen die toezien op de veiligheid van DigiD en Suwinet is de collegeverklaring inclusief Assurance verklaringen toegezonden.

Permanent worden stappen ondernomen om bedreigingen van buitenaf richting de informatiesystemen voor te zijn en daarmee risico’s te reduceren. Activiteiten die hiervoor hebben plaatsgevonden zijn onder andere het inzetten van een nieuwe firewall, aanscherpen van autorisaties, veilig kunnen versturen van vertrouwelijke en/of privacygevoelige bestanden, versleutelen van e-mail berichten en de continue informatie-uitwisseling met de IBD (InformatieBeveiligingsDienst).

Naast technische maatregelen is er ook gewerkt aan het bewustzijn van informatiebeveiliging bij alle bestuurders, managers en medewerkers. Er is een bewustwordingscampagne opgestart om te duiden op de risico's van phisingsmails. Hiervoor zijn drie phishingstesten ingezet waarbij gemeentebreed het binnenkomen van phishingmails werd gesimuleerd. Uit het verloop van de uitslag blijkt dat de ontvangers daar steeds professioneler op reageren.

De gemeente Best verwerkt persoonsgegevens op tal van beleidsterreinen. Dat gebeurt zowel binnen het sociaal domein, als op het gebied van openbare orde en veiligheid, maar ook voor fraude-opsporing en voor het uitnodigen van burgers om een zienswijze te geven over bijvoorbeeld een bestemmingsplan. Alle processen met persoonsgegevens zijn voor alle beleidsterreinen in kaart gebracht en getoetst aan de privacyvoorschriften. Een register met deze processen is beschikbaar en biedt, ook aan burgers, inzicht in onder andere:

• Het doel van de verwerking van persoonsgegevens
• Met wie de persoonsgegevens worden gedeeld
• De rechtmatige grondslag waarop de verwerking is gebaseerd
• De herkomst van de gegevens

Processen die daarvoor in aanmerking komen, zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wijzigingen in wet- en regelgeving, processen, dienstverlening en andere zaken worden getoetst aan de privacyvoorschriften. In 2017 is gestart met de voorbereidingen op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is sinds 14 april 2016 van kracht. De AVG heeft rechtstreekse werking in de lidstaten van de EU. Op 25 mei 2018 moet de gemeente kunnen aantonen dat zij in control is op privacy-gebied. De AVG verplicht onder andere tot het in dienst hebben van een Functionaris Gegevensbescherming (FG) die toeziet op de naleving van de AVG. De verschillende varianten voor de invulling van deze functie zijn onderzocht. Gekozen is voor het beleggen van deze functie bij de senior adviseur Juridische Zaken. Op grond van de AVG moet bij processen waarvoor een hoog privacyrisico geldt, een privacy impact assessment (PIA) worden uitgevoerd. De eerste PIA is ingepland voor maart 2018 en heeft betrekking op het sociaal domein.  
Het college heeft in 2017 met het vaststellen van de nota Privacybeleid Best vastgelegd wat de uitgangspunten zijn van het privacybeleid. Ook is vastgelegd op welke wijze de naleving van de privacyregelgeving in de organisatie geborgd wordt.
Om verzekerd te zijn dat onze (samenwerkende) partners en leveranciers ook aandacht hebben voor privacy-aspecten zijn in 2017 diverse bewerkersovereenkomsten opgesteld. Indien van toepassing wordt al in het aanbestedingstraject aangegeven dat een bewerkersovereenkomst vereist is.  

Kwaliteit en Control

Om de organisatie beter beheersbaar te maken, geven we een korte toelichting op enkele processen gericht op de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering. Dit zijn devennootschapsbelasting, de onderzoeken naar rechtmatigheid respectievelijk doeltreffendheid en doelmatigheid en de juridische kwaliteitszorg.

In 2017 is er een monitor opgesteld waarin diverse indicatoren voor de bedrijfsvoering zijn opgenomen. Vanuit deze monitor zijn pijlers geformuleerd voor 2018 zoals bijvoorbeeld het terugdringen van het ziekteverzuim. Daarnaast is de module contractbeheer in 2017 gebruikt in een testomgeving. In het 2e kwartaal 2018 wordt de module live gezet omdat er op dat moment aansluiting is met diverse andere applicaties.

Vennootschapsbelasting

Met ingang van 1 januari 2016 is de vennootschapsbelastingplicht voor overheden ingevoerd.
De wet beoogt een zo gelijk mogelijk speelveld te bereiken tussen private ondernemingen enerzijds en daarmee concurrerende overheidsondernemingen anderzijds. De modernisering van de vennootschapsbelastingplicht voor overheden leidt onvermijdelijk tot een aanzienlijke toename van de administratieve lasten voor de gemeente Best.

De inventarisatie van mogelijk belastbare activiteiten en verdere voorbereidende beheersmaatregelen zijn afgerond in 2017 doordat er afstemming is geweest met de huisaccountant. De belastbare activiteiten van de gemeente Best hebben we voorgelegd aan de huisaccountant. Voor 2016 zijn enkel de activiteiten van de kermis belast met vennootschapsbelasting. Dit is cijfermatig verwerkt in een aangifte welke zal worden ingediend door onze adviseur.

Onderzoeken naar rechtmatigheid (Gemeentewet artikel 212)

Op 4 december 2017 heeft de raad het geactualiseerde, specifieke normenkader en het controleprotocol voor het boekjaar 2017 vastgesteld. De bedrijfsvoering is zodanig ingericht, dat het rechtmatig handelen aantoonbaar geborgd is. Extra aandacht is besteed aan het actualiseren van de interne beheersmaatregelen in de processen met de grootste financiële risico's. Hiermee is controleerbaar gemaakt voor de raad c.q. de accountant, dat de aangeboden dienstverlening en bedrijfsvoering volgens de regels van rechtmatigheid worden uitgevoerd.

In afstemming met de accountant is de verbijzonderde interne controle op getrouwheid en rechtmatigheid uitgevoerd op de onderwerpen Salarissen, Belastingen, Inkopen & aanbesteden, Aan- en verkoop van gronden, Subsidies, Grondexploitaties en Verhuuropbrengsten.Tevens zijn de kwaliteitscontroles uitgevoerd op  het gebied van de Participatiewet, Wmo en Jeugdzorg. Ook zijn de besluiten van de gemeenteraad en het college in 2017 getoetst op rechtmatigheid. De resultaten van alle controles zijn ter beschikking gesteld aan de accountant.
De accountant heeft namens de raad het feitelijk handelen door de gemeente getoetst aan het normenkader. Hiermee is aan de eisen van wet- en regelgeving en daarmee aan een juiste financial accounting voldaan.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid (Gemeentewet artikel 213a)

In 2014 heeft uw raad de verordening voor de onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid vastgesteld.
Voor de onderzoeken naar doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid in de jaren 2014 tot en met 2017 is een integraal controleplan opgesteld. Toelichting op de onderzoeken van 2017:
1. De onderzoeken naar de processen vergunningen en handhaven zijn in 2017 uitgevoerd.
2. Het onderzoek naar bestuurlijke besluitvorming is niet uitgevoerd. De prioriteit van onderzoek is gelegd bij de externe dienstverleningsprocessen (vergunningen en handhaven) en vooral het actualiseren van de financiële processen in het sociale domein.
3. Het onderzoek naar bestemmingsplannen is vervallen in verband met de voorbereiding op de processen voor de nieuwe omgevingswet. De keuze is gemaakt tijd te steken in de nieuwe processen in plaats van de ‘oude’.
4. Het onderzoek naar subsidieverstrekkingen is uitgevoerd door de Rekenkamercommissie.

In 2017 zijn onderzoeken naar de volgende basisregistraties uitgevoerd: basisregistratie personen, waardedocumenten, Suwinet en DigiD.
De UWV assurance en de pre audit Ensia zijn uitgevoerd. Hiermee is invulling gegeven aan de borging van de informatievoorziening en de informatiebeveiliging. Tevens is een IT-audit op de financiële applicaties uitgevoerd. De conclusies en aanbevelingen zijn vastgesteld door het bevoegde orgaan.

Juridische kwaliteitszorg

In 2017 werden in totaal 130 bezwaarschriften ingediend. Op het eerste oog een flinke stijging ten opzichte van de 100 bezwaarschriften in 2016. De stijging wordt echter in zijn geheel veroorzaakt door het grote aantal bezwaarschriften tegen twee omgevingsvergunningen. Het aantal bezwaarschriften op de overige beleidsterreinen is nagenoeg gelijk gebleven.
Op het gebied van Wmo en Jeugdwet blijft het aantal bezwaarschriften beperkt. Het merendeel van de bezwaarschriften heeft betrekking op de Participatiewet (bijstandsuitkeringen) en de Omgevingswet (bouwvergunningen met name). Ook waren er evenals in 2016 een aantal bezwaarschriften in verband met het sluiten van woningen en bedrijfspanden vanwege aangetroffen drugs.
Door middel van het toepassen van mediationvaardigheden zijn bezwaarschriften voorkomen of is op een andere dan juridische wijze tot een voor alle partijen bevredigende oplossing gekomen. Om de vaardigheden van de medewerkers op peil te houden/te vergroten, is er in 2017 een terugkomdag mediationvaardigheden verzorgd. Aan de juridische kwaliteit wordt continu gewerkt door middel van opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.
De kernwaarden "eenvoud" en "eigen kracht" hebben vertaling gekregen in het mandaatbesluit dat in 2017 volledig is herzien. Met de herziening van het mandaatbesluit wordt tegemoet gekomen aan de wens van het college om te sturen op hoofdlijnen  en zo invulling te geven aan de faciliterende rol richting samenleving. Ook bevordert het nieuwe mandaatbesluit het snel en doeltreffend reageren op verzoeken vanuit de samenleving.   
De juridische samenwerking met de gemeente Veldhoven op het gebied van privacy, informatiebeveiliging en de Omgevingswet is in 2017 gecontinueerd.